Grafik pracy to nie przelewki! Bez tego dokumentu cały podział zadań w firmie gwałtownie się załamuje. Pracownicy nie wiedzą, kiedy mają stawić się na miejscu, a kiedy przysługuje im urlop. Właśnie dlatego harmonogram pracy – lepszy czy gorszy – funkcjonuje w każdej firmie, która zatrudnia choćby kilka osób. Problem polega na tym, że stworzenie porządnej rozpiski wymaga czasu i umiejętności, co powoduje, że przy braku odpowiedniej motywacji pojawiają się spore zaniedbania w tym zakresie. Dowiedz się, dlaczego źle ułożony grafik pracy może spowodować prawdziwą katastrofę i sprawdź, co może Ci pomóc uniknąć poniższych problemów.
#1 Finansowe kary za nadużycia prawne
Jak zapewne wiesz, niemalże wszystko, co pozostaje związane z pracą, jest ściśle regulowane przez kluczowy dokument prawny, jakim jest Kodeks Pracy. Jeśli tego nie wiesz, a prowadzisz firmę i układasz grafik czasu pracy – cóż, możesz ściągnąć na swoje przedsiębiorstwo poważne kłopoty. Niewiedza nie jest tu żadnym usprawiedliwieniem – łamanie prawa pozostaje łamaniem prawa. Nie możesz samodzielnie decydować o maksymalnej ilości godzin przepracowanych przez pracowników, podobnie jak nie wolno Ci zupełnie dowolnie ustalać długości urlopów, odpoczynków i innych podstawowych kwestii. Wystarczy, że przygotujesz harmonogram pracy, który nie przestrzega przepisów, a Inspekcja Pracy może pociągnąć Cię do odpowiedzialności. Kary nie są wcale niskie – firmowy budżet może zubożeć nawet o 30 000 złotych! Na szczęście istnieją narzędzia, które uchronią Cię przed czytaniem Kodeksu Pracy od deski do deski i w pewnym sensie wyręczą Cię pod kątem sprawdzania zgodności harmonogramu z przepisami. Należy do nich program dostępny na GrafikOptymalny.pl, który sprawdzi się przy każdym typie umowy i systemie pracy.
#2 Niepotrzebne straty finansowe
Grafik pracy powinien pomóc Ci zoptymalizować koszty, jakich wymaga zatrudnianie ludzi. Każdy pracownik, ba! każda godzina pracy kosztuje, i Twoja w tym głowa, żeby o tym pamiętać. Niestety, na każdym kroku czyhają na Ciebie pokusy i pułapki, które w błyskawicznym tempie uszczuplają firmowy budżet. Zmiany na zakładkę, bezsensowne nadgodziny i niedostosowanie potrzebnej liczby rąk do pracy do faktycznych, aktualnych warunków to tylko niektóre z nich. Zastanów się, jakimi prawami rządzi się Twoja branża i postaraj się odzwierciedlić je w grafiku pracy. Jeśli przygotujesz harmonogram byle jak, nie obejdzie się bez niepotrzebnych wydatków; z kolei wspomniane wyżej narzędzie automatycznie podliczy koszty zatrudnienia i nakieruje Cię, w jaki sposób ulepszyć grafik, żeby nieco zaoszczędzić. Pamiętaj, że straty finansowe mogą mieć rozmaite podłoże: od konieczności organizowania nagłego zastępstwa, przez kosztowną rotację w związku z odchodzeniem niezadowolonych pracowników, aż po wycofywanie się rakiem nieobsłużonych na czas klientów…
#3 Ujma na wizerunku firmy
Ten punkt wynika w pewnym sensie z dwóch poprzednich. Pomyśl sam – jak będzie postrzegana firma, która nie przestrzega prawa przy tak błahych kwestiach, jak prawidłowe układanie grafiku czy ewidencja czasu pracy? Jak zareagują pracownicy, których prośby o zasłużony urlop czy wcześniejsze wyjście z pracy (z ważnych powodów) będą konsekwentnie ignorowane? Wreszcie: co pomyślą sobie klienci, jeśli przez totalną dezorganizację pracy projekt nie zostanie oddany w terminie lub – w przypadku branży usługowej – będą musieli sterczeć w kolejce do kasy przez pół godziny? Pamiętaj, żeby zrujnować wizerunek firmy, niewiele potrzeba; dużo trudniej jest go później naprawić. Opinie, zwłaszcza te niepochlebne, rozchodzą się z prędkością światła. Jeśli zależy Ci na zadowoleniu pracowników i klientów Twojej firmy, upewnij się, że grafik pracy został jak najlepiej zoptymalizowany. Internetowe narzędzia sprawią, że tworzenie harmonogramu stanie się sprawniejsze nawet o 70%!
