Wiele przedsiębiorstw zmaga się z problemem, jakim jest przechowywanie i przetwarzanie ogromnych ilości dokumentów. Nawet niewielkie firmy potrafią generować setki papierowych faktur, umów, kontraktów, korespondencji i innych rodzajów ważnej dokumentacji. Ich gromadzenie wiąże się z koniecznością wygospodarowania nie tylko odpowiedniej ilości miejsca, ale także czasu na przetwarzanie oraz archiwizowanie. Dodatkowo, przechowywanie dokumentów w formie papierowej stwarza ryzyko ich utraty, zniszczenia lub dostania się w niepowołane ręce. Optymalnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest elektroniczny obieg faktur i innej dokumentacji firmowej.
Elektroniczny obieg dokumentów – na czym to polega?
Firmy, które korzystają z elektronicznego obiegu dokumentacji, skanują, a następnie wprowadzają do systemu komputerowego wszystkie otrzymywane dokumenty. Sposób ich obiegu dopasowywany jest do potrzeb konkretnej firmy.
Z programu do elektronicznego obiegu dokumentów mogą korzystać wszyscy pracownicy, którym nadany zostanie dostęp. Dzięki temu do systemu wgląd mogą mieć zarówno właściciele firm, jak i ich podwładni, dział księgowości czy kadr.
Elektroniczny obieg faktur – więcej czasu, mniej błędów
Każdy, kto prowadzi firmę, wie, że ilość napływających dokumentów często bywa przytłaczająca. Każda faktura, kredyt nota, umowa o pracę czy kontrakt z dostawcą wymaga weryfikacji, zatwierdzenia, a często również opisania przez różne osoby. Duża ilość dokumentacji generuje dużą ilość pracy – często dla całej firmy.
„Papierowy” obieg dokumentów trwa długo. Często faktury przetrzymywane są przez poszczególnych pracowników zbyt długo, przez co nie zostają terminowo opłacone. Zdarza się również, że ważne dokumenty po prostu giną lub zostają zniszczone. To wszystko działa na niekorzyść przedsiębiorcy.
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala znacznie ograniczyć ilość czasu potrzebnego do ich przetworzenia. Wielu pracowników może mieć wgląd do wybranych dokumentów jednocześnie – nie ma potrzeby fizycznego ich przekazywania.
Co więcej, dzięki elektronicznemu obiegowi faktur, znacznie zmniejsza się ilość błędów i ryzyko nieterminowych płatności, które mogłyby skutkować karnymi odsetkami i stratami dla firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów – uniwersalny i intuicyjny system
Elektroniczny obieg faktur Baseline to rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich przedsiębiorstw, w których korzysta się z jakichkolwiek dokumentów w formie papierowej. Niezależnie od wielkości firmy czy branży, w jakiej ona działa.
Programy do elektronicznego obiegu dokumentów projektowane są tak, by ich obsługa była w pełni intuicyjna. Korzystanie z nich nie wymaga długotrwałych szkoleń czy posiadania specjalistycznej wiedzy. Nawet początkujący pracownicy zwykle radzą sobie z nimi bez problemu.
Bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów
Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO, sprawiło, że przedsiębiorcy muszą wyjątkowo dbać o bezpieczeństwo danych, jakie przechowują. Elektroniczny obieg faktur zdecydowanie temu sprzyja – do systemu nie mogą dostać się osoby niepowołane.
