Prawidłowy obieg dokumentów jest podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Właściwie zorganizowane zarządzanie i procesowanie dokumentacji gwarantuje realizację zaplanowanych zadań w określonym terminie oraz pozytywnie wpływa na płynność i wydajność funkcjonowania przedsiębiorstwa. W ostatnich latach coraz więcej firm decyduje się na przejście na elektroniczny obieg dokumentów oraz wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który odpowiada za jego praktyczną realizację.
Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów stoi w opozycji do tradycyjnego obiegu dokumentów, który był codziennością wszystkich firm i organizacji jeszcze kilkanaście lat temu. Wykorzystujący dokumentację w postaci papierowej tradycyjny obieg dokumentów z roku na rok coraz bardziej traci na znaczeniu, ustępując miejsca swojemu znacznie nowocześniejszemu i bardziej funkcjonalnemu cyfrowemu odpowiednikowi. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wyeliminowanie większości najistotniejszych problemów, z którymi borykały się firmy korzystające do tej pory z dokumentów w postaci papierowej. Pod pojęciem elektronicznego obiegu dokumentów rozumie się nowoczesne podejście do zarządzania dokumentacją firmową, oparte o zastosowanie najnowszych technologii IT dla biznesu.
Elektroniczny obieg dokumentów zakłada wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych do usprawnienia prowadzenia biznesu i działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, w tym w szczególności zarządzania i procesowania całości dokumentacji przychodzącej z zewnątrz i generowanej wewnętrznie. Praktyczne wcielenie w życie jego założeń odbywa się za pomocą dedykowanego oprogramowania klasy DMS (z ang. Document Management System), które pozwala na skuteczne zarządzanie firmowymi zasobami zdigitalizowanej dokumentacji, przechowywanej w elektronicznej postaci. Systemy DMS gwarantują szybki dostęp do danych, płynne przekazywanie dokumentów, informacji i plików między użytkownikami oraz gwarantują lepszą ochronę wrażliwych danych, do których dostęp uzyskują jedynie osoby posiadające odgórnie nadane uprawnienia dostępu.
Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów jest bardzo przyszłościowym rozwiązaniem, z którego wykorzystaniem wiążą się liczne korzyści biznesowe dla firm i organizacji. Korzystające z niego przedsiębiorstwa mają szansę na znaczącą poprawę jakości swojego funkcjonowania oraz przyspieszenie tempa i podniesienia jakości podejmowania decyzji, co ma szczególne znaczenie w dzisiejszym, niezwykle szybko rozwijającym się i zmieniającym świecie. Przechowywanie dokumentacji w postaci cyfrowej znacząco skraca czas potrzebny do wyszukiwania potrzebnych dokumentów. Daje ponadto gwarancję, że pracownicy korzystają z najbardziej aktualnych oraz właściwych informacji i danych, co pozwala im lepiej realizować zadania związane z pracą z dokumentami oraz pozwala lepiej skoncentrować się na kluczowych ze strategicznego punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa zadaniach.
Wszystkie dokumenty, zamiast w postaci papierowej w fizycznym archiwum, są przechowywane w formie elektronicznej w odpowiednio zabezpieczonych lokalizacjach (na serwerach firmowych lub w chmurze), co pozwala skutecznie wyeliminować koszty związane z organizacją oraz utrzymaniem fizycznego archiwum. Przejście z papierowej dokumentacji na elektroniczną to także oszczędność papieru oraz redukcja kosztów drukowania w firmie, co doskonale się wpisuje w proekologiczne podejście do prowadzenia codziennej działalności operacyjnej. Ograniczenie zużycia papieru pozwala ponadto na skuteczne wcielenie w życie koncepcji paperless office, czyli biura bez papieru. Odpowiednie zabezpieczenia mają natomiast chronić dokumenty przed przypadkowym wykasowaniem lub nieuprawnioną albo nieuzasadnioną edycją, ich przechowywanie w postaci cyfrowej minimalizuje z kolei ryzyko zgubienia czy zniszczenia istotnych pism.
Jak wybrać optymalne rozwiązanie do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi?
Profesjonalne i przyszłościowe oprogramowanie powinno opierać się na wysokiej klasy technologiach IT przeznaczonych do profesjonalnego zastosowania w firmach. Oprócz kluczowych funkcji z zakresu zarządzania dokumentacją, powinno zapewniać również takie funkcjonalności, jak chociażby automatyzacja, silnik workflow i zarządzanie procesami biznesowymi (BPM – z ang. Business Process Automation). Oprócz tego, w nowoczesnych systemach klasy DMS coraz częściej pojawiają się także elementy sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, OCR, robotyzacji procesów biznesowych (RPA), podpis cyfrowy oraz wiele innych, innowacyjnych technologii i mechanizmów, po które chętnie sięga biznes w dobie cyfrowej transformacji, trafnie upatrując w nich skutecznych narzędzi, które umożliwią i ułatwią mu zdobycie lub utrzymanie przewagi konkurencyjnej.
Wybierając system zarządzania dokumentami, w szczególności warto zwrócić uwagę na platformy low-code – rozwiązania, które skutecznie łączą bardzo kompleksową funkcjonalność w zakresie zarządzania dokumentami oraz automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych – bez kodowania. Platformy low-code klasy BPMS, działając w oparciu o digitalizację, automatyzację oraz mechanizmy workflow, umożliwiają firmom realizowanie w praktyce strategii cyfrowej transformacji. Najbardziej zaawansowane z nich pozwalają na nie tylko szybkie budowanie nowych tzw. aplikacji biznesowych (obsługujących poszczególne scenariusze procesów biznesowych), ale również na sprawne wdrażanie potrzebnych zmian i modyfikacji w już tworzonych lub nawet działających w środowisku produkcyjnym instancjach – łatwo i z natychmiastowym rezultatem. Gwarantuje to firmie możliwość elastycznego dostosowywania obiegów dokumentów do swoich bieżących potrzeb, w zgodzie z rytmem i dynamiką biznesu oraz zmian zachodzących dynamicznie w otoczeniu firmy.
