Prawidłowe zarządzanie czasu pracy jest istotne w każdej firmie. Bez tego spada koncentracja, wydajność, panuje bałagan. Jeśli dobrze zorganizujemy czas sobie i swoim pracownikom, możemy usprawnić codzienne czynności i uniknąć błędów. Jak tego dokonać i od czego zacząć?
Chaos w organizacji i brak konkretnego planu odbija się destrukcyjnie na wielu aspektach. Kiedy w firmie panuje bałagan, to łatwo coś przeoczyć, zapomnieć, a to rzutuje na wizerunek firmy. Niska efektywność i wydajność pracy oznacza straty dla firmy. Jednak chodzi nie tylko o samo funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale również dodatkowy stres pracowników, kiedy na przykład pojawiają się częste obawy o dotrzymanie terminów.
Od czego zacząć poprawę organizacji czasu pracy?
Pierwszym krokiem, który nie będzie nas narażał na koszty i wprowadzić go możemy w dowolnej chwili, jest planowanie. Dotyczy ono pracowników na każdym szczeblu. Każde stanowisko pracy wiąże się z określonymi obowiązkami, a ich wykonywanie można z wyprzedzeniem zaplanować. Najlepiej zrobić to w poniedziałek rano i rozpisać plan działania na cały tydzień, a następnie ustalić listę priorytetów. Nie brakuje bezpłatnych planerów i programów, które na początkowym etapie będą wystarczające. Jednak później znacznie lepszą propozycją będzie płatny program do zarządzania projektami.
Jednocześnie należałoby się przyjrzeć dokumentacji, czy jest jeden spójny system katalogowania. Ważne jest również to, jak obecnie wygląda komunikacja między poszczególnymi działami firmy i zastanowić się, czy jest sposób, by proces ten usprawnić i skrócić. Może powinniśmy zastanowić się nad tym, czy pracownikom nie przydałyby się warsztaty z zarządzania czasem?
Narzędzia informatyczne, które wspierają zarządzanie
Jak już wspomnieliśmy, organizacja czasu pracy to przede wszystkim planowanie, porządek i komunikacja. Zmiany możemy zacząć, korzystając z bezpłatnych narzędzi, jakich nie brakuje. Jednak ich funkcje są ograniczone i niekoniecznie uzyskamy dzięki nim idealne wyniki. Co więc wziąć pod uwagę? Doskonale sprawdzają się systemy ERP, jak ten, który znajdziemy na stronie www.enova.pl. To specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania wszystkimi obszarami działalności firmy. Dzięki modułom do zarządzania projektami ustalimy harmonogram, będziemy sprawować nadzór nad przepływem dokumentacji i finansów. Inwestycja w ERP to gwarancja porządku i znacznie lepszej wydajności. Zarządzanie będzie proste, co docenią zarówno kierownicy, jak i szeregowi pracownicy.
W czym tkwi sekret? Systemy ERP pracują na podstawie jednej wspólnej bazy danych dla wszystkich komórek firmy. Dane z każdego działu są zintegrowane i pracują na podstawie jednej wspólnej bazy. Oprogramowanie posiada rozbudowane funkcje, umożliwiające zautomatyzowanie wielu procesów bądź tworzenie raportów i analiz z udziałem różnych wskaźników. Ponieważ praca odbywa się w chmurze, dostęp do danych można mieć z dowolnego miejsca, co w dobie pracy zdalnej jest bardzo pożądane.
