Prestiżowe spotkania biznesowe w większym gronie wymagają bez wątpienia koordynacji wielu różnorodnych działań i doskonałego planowania. Bez tego nie ma mowy o sukcesie i zadowolonych uczestnikach. Oczywiście można całość prac zlecić wyspecjalizowanej firmie. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zająć się wszystkim samodzielnie i dzięki temu zaoszczędzić część środków przeznaczonych na konferencję czy szkolenie. Z naszym krótkim przewodnikiem zaplanowanie i koordynacja prac będzie znacznie prostsza.
1. Ustalenie budżetu wydarzenia
Od tego, jakimi środkami dysponujemy, zależy rozmach przedsięwzięcia. Dlatego też ustalenie budżetu jest kluczową zmienną, która będzie determinowała pozostałe działania. Jeśli nie mamy dostatecznie dużej ilości pieniędzy, warto zastanowić się nad przesunięciem wydarzenia w czasie, aby pozyskać brakujące fundusze, np. poprzez dotacje unijne czy sponsorów związanych, z branżą której konferencja ma dotyczyć.
2. Obiekt konferencyjny
W każdym większym mieście funkcjonują doskonale wyposażone centra konferencyjne, które zapewniają wszystko, co niezbędne do przygotowania profesjonalnego spotkania na europejskim poziomie. Podejmując rozmowy z jednym z takich miejsc, dopytajmy na wstępie o dostępne terminy oraz to jaką ilość gości pomieści posiadana przez nie sala konferencyjna, jakie posiada wyposażenie, czy do dyspozycji gości będzie restauracja, czy obiekt jest w stanie zapewnić profesjonalny catering?
Warto pamiętać, że również dobra restauracja w Gdańsku, Krakowie czy Warszawie jest w stanie skutecznie zorganizować spotkanie biznesowe w szerszym gronie. Można więc zapoznać się z ich ofertą w tym zakresie.
Może się okazać, że poszukiwanie idealnego miejsca na nasze szkolenie czy konferencje będzie czasochłonne jednak warto poszukać, a nie zgadzać się na obiekt, który nam nie do końca odpowiada – zapewniają nas profesjonaliści z centrum konferencyjno – bankietowego Zacisze w Gdańsku.
3. Zakwaterowanie
Na etapie rezerwacji warto zaproponować uczestnikom sprawdzone hotele znajdujące się w pobliżu wydarzenia. Można również pokusić się o to, aby polecać jeden hotel, który udostępni pokoje naszym gościom w promocyjnych cenach, które wcześniej dla nich wynegocjujemy. Taka opcja pozytywnie zaskoczy uczestników, którzy przybędą na nasze wydarzenie z innych miast czy krajów. Zakwaterowanie musimy oczywiście zapewnić również prelegentom i prowadzącym szkolenie lub konferencję.
4. Atrakcje
Zależnie od posiadanego budżetu możemy zorganizować gościom dodatkowe atrakcje w czasie trwania wydarzenia. Mogą być to zarówno występy artystyczne gwiazd w części wieczornej, jak i wystąpienia ciekawych osobowości w części dziennej. Ponadto coraz większą popularnością cieszą się degustacje win, pokazy gotowania, wycieczki krajoznawcze organizowane w czasie wolnym oraz różnego rodzaju aktywności fizyczne czy zabiegi dla ciała i ducha. Tak naprawdę ogranicza nas tutaj jedynie nasza wyobraźnia i ilość pieniędzy, jaką możemy przeznaczyć na tego typu atrakcje.
