W dobie digitalizacji losy papierowych dokumentów wydają się przesądzone. Prawdopodobnie odejdą z naszego codziennego życia. Cóż dopiero mówić o akcesoriach, służących do archiwizacji (takich, jak teczki)? To jednak tylko pozory – przynajmniej w Polsce. Większość polskich firm prowadzi księgowość czy dokumentację pracowników w tradycyjnej formie. Papierowa postać faktur i umów to nie tylko wymóg prawny. A wszędzie tam, gdzie tego rodzaju dokumenty – tam pojawiają się też teczki.
Plusy korzystania z teczek na dokumenty
Jakie korzyści niesie ze sobą tradycyjna, papierowa teczka na dokumenty? Przede wszystkim, jeżeli mamy do opanowania większą liczbę papierów, pozwala na staranną segregację oraz opisanie, jaki typ dokumentów znajduje się wewnątrz. Utrzymywanie porządku w dokumentacji ma tę niewątpliwą zaletę, że pozwala na szybkie i bezstresowe odnalezienie konkretnych informacji lub formularzy, gdy są akurat wymagane. A zwykle są najbardziej potrzebne wtedy, gdy się tej sytuacji nie spodziewamy – zwłaszcza przy prowadzeniu działalności gospodarczej.
Utrzymywanie porządku w papierach
Dobrym pomysłem może być przyporządkowanie poszczególnym tematom – kolorów akcesoriów do archiwizacji. Dajmy na to: modele czerwone to rachunkowość, a wariant niebieski, to sprawy personalne, etc. Warto, przy opisywaniu konkretnych teczek z dokumentami, stosować możliwie dokładne daty. Choć sam proces takiego opisywania może wydawać się nieco nużący, jest to wysiłek wart zachodu. Dodatkowo, model papierowy to czysto fizyczne zabezpieczenie przed kurzem, przypadkowym zgnieceniem czy zachlapaniem.
Estetyczna teczka papierowa w delegacji
Trzymanie dokumentacji w teczkach to także często stosowane rozwiązanie w momencie, gdy musimy udać się w podróż z naszymi fakturami lub umowami. Wręczenie przyszłemu wspólnikowi dokumentacji w stylowej teczce, wykonanej z dobrego jakościowo tworzywa będzie zawsze miłym detalem, który na pewno nie umknie uwagi naszego odbiorcy. Możemy w ten sposób podkreślić swój profesjonalizm i staranność w podejściu do spraw biznesowych.
Najczęściej występujące rozmiary teczek na dokumenty
Choć większości z nas wydaje się, że teczki na dokumenty to tylko format A4, nie będziemy mieć większego problemu z kupnem również mniejszych i większych rozmiarów. Wśród innych formatów najpopularniejsze są A3 oraz A5. Większy rozmiar może być konieczny w momencie, gdy np. pracujemy w branży designu lub grafiki. Wtedy nieraz zwykła teczka A4 może okazać się zbyt mała, by zmieścić projekt.
Najpopularniejsze rodzaje zapięć
Najbardziej podstawowym modelem są teczki wiązane. Odrobinę nowocześniejszą odmianą jest wersja z gumką. Tu mamy do wyboru te z gumkami na rogach oraz jedną gumką, obejmującą cały model. Dobrym rozwiązaniem może być też teczka na dokumenty z klipsem. Możliwe są też odmiany bez żadnego zapięcia – tych jednak nie polecamy, zwłaszcza w podróży, gdyż zawartość może łatwo z nich wypaść. Niekiedy można natknąć się nawet na teczki, zapinane na rzepy.
Choć rozwój cyfryzacji wydaje się nieuchronny, waga papierowych umów, faktur czy innego rodzaju dokumentów wciąż jest większa. Powoli stajemy się świadkami narodzin elektronicznego podpisu, który będzie mieć wagę identyczną do własnoręcznego. Zanim jednak będzie on na tyle praktyczny, szybki i łatwy u użyciu, że zastąpi ten tradycyjny, składany wiecznym piórem lub długopisem – minie jeszcze prawdopodobnie wiele lat.
