Od dnia 1 października 2018 roku każda jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe, z założenia powinna sporządzać sprawozdanie finansowe tylko i wyłącznie w postaci elektronicznej. Taki dokument powinien być podpisany również w odpowiednio „elektroniczny” sposób, czyli na przykład kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą tak zwanego podpisu zaufanego (wcześniej profil zaufany ePUAP). Podpis winna złożyć osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik danej jednostki, np. cały zarząd spółki. Jakie najważniejsze zasady obowiązują w zakresie sprawozdań finansowych?
Jak przygotować sprawozdanie finansowe w wersji e-sprawozdania?
Po 1.10.2018 roku, sprawozdanie finansowe nie może być przygotowane w wersji „tradycyjnej”. Wszystko musi dziać się przy pomocy odpowiednich narzędzi elektronicznych, zaś sam dokument sprawozdania powinien zostać zapisany w formie pliku komputerowego, zgodnego z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. W tym dokumencie użytkownik będzie mógł znaleźć różne formaty plików w postaci elektronicznej, aczkolwiek ten, który powinien wybrać zależy od określenia przynależności danej jednostki do trzech grup:
- podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego czy
- podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, który zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania finansowego i prowadzący księgi rachunkowe czy
- jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe według Międzynarodowych standardów rachunkowości.
Dodatkową grupą, według wyjaśnień ustawodawcy, będzie jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, ale mająca obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego – na przykład stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe, ochotnicze straże pożarne, a także kluby sportowe, czy koła gospodyń wiejskich. Tego typu podmioty powinny przygotowywać sprawozdanie finansowe również w obowiązującej formie elektronicznej (e-sprawozdania), w formule nieustrukturyzowanej.
Jak podpisać nowe sprawozdanie finansowe?
Łącznie z wprowadzeniem elektronicznej formy sprawozdań finansowych, ustawodawca jednocześnie zdecydował o elektronicznej formie podpisu tego typu dokumentów. Poprzez podpisanie ich za pomocą podpisów kwalifikowanych lub elektronicznych podpisów zaufanych. Takie elektroniczne formy podpisu powinny zostać złożone przez wszystkie wymienione w regulacjach osoby, tj. przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (musi mieć swój podpis elektroniczny lub zaufany) oraz kierownika jednostki. W przypadku jeżeli jednostka jest kierowana przez organ wieloosobowy, np. kilku osobowy zarząd – wszystkie te osoby powinny podpisać sprawozdanie w formie elektronicznej, zaś pominięcie któregoś z podpisów należy uznać za błąd i niespełnienie odpowiednich wymogów przepisów, w tym w szczególności ustawy o rachunkowości.
