Narzędzia i urządzenia zostały wymyślone po to, by ułatwić życie człowiekowi. Na szczęście dla przedsiębiorców, znalazły one również zastosowanie w prowadzeniu działalności, zwłaszcza do wypełniania formularzy i przeprowadzania obliczeń. Komputery ze specjalistycznym oprogramowaniem, znacznie poprawiły komfort pracy w działach finansowo-handlowych. Weźmy tu pod uwagę program do generowania faktur na macOS czy Windows, który kilkukrotnie przyspieszył wystawianie wszystkich dokumentów sprzedażowych. Szczególnie pomocny w handlu międzynarodowym, kiedy kontrahent prosi o wystawienie faktury w swoim języku. Faktura w języku angielskim, niemieckim czy holenderskim prawie nie różni się od tej krajowej, ale jest powszechnie wykorzystywana i warto wiedzieć o niej jak najwięcej.
CZY MOŻNA WYSTAWIAĆ FAKTURY W JĘZYKU OBCYM?
Ustawa o Vat i dodatkowe zapisy w powiązanych rozporządzeniach Ministra Finansów, dość jednoznacznie definiują pojęcie faktury oraz zakres wymaganych danych. Nie jest w nich jednak określony język urzędowy, co mogłoby być odebrane jako dowolność w tym temacie. Z omawianych przepisów wynika, że w przypadku dokonania sprzedaży, podatnik ma obowiązek wystawić jedynie dokument zawierający ściśle określone dane. Przy czym, należy tu wziąć pod uwagę jeszcze inne regulacje, te dotyczące używania języka polskiego. W ustawie o języku polskim znajduje się zapis, który mówi, że faktura na rzecz konsumenta krajowego i jednostek sektora publicznego powinna być sporządzona w języku polskim. Co oznacza, że w przypadku faktury obcojęzycznej, podczas ewentualnej kontroli organów państwowych, podatnik może być zobowiązany do przedstawienia tłumaczenia tego dokumentu na język polski. W świetle omówionych przepisów, można stwierdzić, że polski przedsiębiorca ma prawo wystawienia faktury dwujęzycznej na rzecz firm z dowolnego kraju lub osób prywatnych spoza Polski.
Potwierdza to interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 5.09.2012 (PT8/033/203/688/WCX/12/PT-694), która mówi:
„należy wskazać, że zgodnie z art. 7 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224, z późn. zm.) – dalej u.j.p., na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przepisy ustawy stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów. Dodatkowo na mocy art. 7 ust. 2 ustawy o języku polskim, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie bez udziału konsumentów używa się języka polskiego, jeżeli obrót ten jest wykonywany przez podmioty, o których mowa w art. 4. (…) W myśl art. 7a ust. 1 u.j.p., obowiązek używania języka polskiego w zakresie, o którym mowa powyżej, dotyczy w szczególności nazewnictwa towarów i usług, ofert, warunków gwarancji, faktur, rachunków i pokwitowań, jak również ostrzeżeń i informacji dla konsumentów wymaganych na podstawie innych przepisów, instrukcji obsługi oraz informacji o właściwościach towarów i usług (…)”.
W JAKIEJ WALUCIE WYSTAWIAĆ FAKTURY DWUJĘZYCZNE?
Przedsiębiorcy poszukują nowatorskich pomysłów, by osiągnąć większą niezależność finansową. Eksperci bezspornie podkreślają, że aby utrzymać pozycję lidera, nie wystarczy ograniczyć się do polskiej gospodarki. Szansą, żeby zaistnieć i pokonać konkurencję jest ekspansja zagranicznych rynków, co oznacza otwarcie się na handel z obywatelami innych krajów. Przygotowując przedsiębiorstwo na tego typu operacje, należy przede wszystkim zadbać o support językowy i szybkie relacje rozliczeniowe. Dużą pomocą niewątpliwie okażą się faktury dwujęzyczne, wystawione w walucie obcej. Taki dokument jest zgodny z polskimi przepisami. Należy jednak zwrócić uwagę na art. 106e ust. 11 ustawy o VAT, gdzie ustawodawca zaznacza, że kwoty podatku powinny zostać wykazane w złotówkach. Odpowiednim tutaj jest średni kurs danej waluty, ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym, poprzedzającym powstanie obowiązku podatkowego VAT. W praktyce obowiązek ten najczęściej powstaje w momencie wystawiania faktury. Należy zwrócić na to szczególną uwagę w świetle nowych przepisów, które wprowadzają obowiązkowy Jednolity Plik Kontrolny dla przedsiębiorców, który determinuje polską walutę raportowania.
ZALETY WYSTAWIANIA FAKTUR DWUJĘZYCZNYCH W PROGRAMIE
Faktury dwujęzyczne ogromnie ułatwiają przedsiębiorcy współpracę w zagranicznymi kontrahentami, więc warto je stosować w rozwijanym przedsiębiorstwie. Jednak polskie przepisy prawa nie określają dokładnie sposobu wystawiania faktur zagranicznych. Stosuje się więc przepisy ogólne, które jedynie mówią o obowiązkowych elementach. Zatem ogólny schemat i kompozycja leżą w kwestii podatnika. Aby rzetelnie i przejrzyście przygotować zagraniczny dokument sprzedaży, warto skorzystać z profesjonalnego oprogramowania. Takim jest polska aplikacja FakturaLight, z modułem wsparcia dla handlu międzynarodowego. Wyposażona w funkcję weryfikacji kontrahenta bazie VIES, pozwala w czasie rzeczywistym wyświetlić potwierdzenie rejestracji zagranicznego nabywcy jako czynnego podatnika VAT dla celów handlu wewnątrzwspólnotowego. Dodatkowo, na fakturach wystawionych w obcej walucie, można wprowadzić numer konta VAT, gdyby kontrahent zechciał skorzystać z metody split payment przy regulowaniu należności. Toteż stworzenie faktury dwujęzycznej, w takim programie, zajmuje kilka chwil.
Korzyści wynikające z używania programu do fakturowania FakturaLight przy wystawianiu faktur zagranicznych:
- szybko przygotowana, bez zbędnych komplikacji
- zgodna z najnowszymi przepisami
- automatycznie przetłumaczona na wybrany język
- automatycznie pobrany kurs walut
- automatyczne przeliczona kwota podatku VAT
- automatyczne sprawdzony kontrahent w bazie Vies
- redukcja kosztów usługi w biurze tłumaczeń
Program do faktur w języku angielskim, niemieckim czy rosyjskim, nie tylko ułatwi Ci pracę. Pozwoli też na uporządkowanie danych i łatwy dostęp do nich. Niewątpliwie przyczyni się także do większej kontroli nad tym co się dzieje w Twojej firmie. Ale przede wszystkim da Ci pewność, że sporządzone dokumenty będą zgodne z obowiązującymi przepisami.
