Coraz więcej firm decyduje się na przekazanie prowadzenia swojej księgowości wyspecjalizowanym biurom rachunkowym. Takie działanie daje sporo wymiernych korzyści. Nie tylko można w ten sposób zaoszczędzić pieniądze obniżając koszty działalności, ale dodatkowo zyskuje się profesjonalne wsparcie i pomoc merytoryczną.
Decydując się na wynajęcie biura rachunkowego czy niezależnej księgowej trzeba jednak pamiętać o tym, żeby przy wyborze zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów. Jest to szczególnie ważne, jeśli ktoś będzie potrzebował księgowej po angielsku, wtedy poza typowymi aspektami trzeba też zweryfikować kwestie językowe.
Jak odpowiednio wybrać biuro rachunkowe
Wybierając biuro rachunkowe przede wszystkim należy zacząć od określenia swoich potrzeb i wymagań, od tego bowiem będą zależeć dalsze poszukiwania. Trzeba też ustalić, co dokładnie księgowa po angielsku ma robić, czy tylko podstawowy zakres, czy potrzebne będą jakie dodatkowe usługi. Kolejnymi aspektami branymi pod uwagę przy wyborze będą:
– Kompetencje
Pracownicy biura rachunkowego powinni posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętności, potwierdzone albo ukończonymi studiami, albo odbytymi kursami i szkoleniami. Dobrze jest też sprawdzić przynależność biura do stowarzyszenia księgowych, co gwarantuje profesjonalizm i wysokie standardy realizacji usług.
– Dostępność
Przy obecnych możliwościach technologicznych nie trzeba już zwracać specjalnie uwagi na to, czy biuro znajduje się w pobliżu siedziby firmy, chociaż dla niektórych właścicieli ta kwestia ma duże znaczenie. Znacznie ważniejsze powinno być to, w jakich godzinach można się kontaktować, jak szybko księgowi udzielają odpowiedzi oraz jak wygląda sposób dostarczania dokumentów.
– Odpowiedzialność
Bardzo ważną kwestią jest posiadanie przez biuro rachunkowe polisy OC. Przy rozliczeniach księgowych zawsze mogą się zdarzyć jakieś pomyłki, za które właściciel firmy może nawet zostać ukarany finansowo. Jeśli firma księgowa posiada ubezpieczenie, to z można z niego uzyskać rekompensatę za poniesione szkody, jeśli takiej nie ma, to pozostaje jedynie długa i nie zawsze skuteczna droga sądowa.
– Cena
Trzeba mieć świadomość tego, że profesjonalnie prowadzone usługi księgowe muszą kosztować. Oczywiście cena powinna być ważnym czynnikiem wyboru, gdyż nikt nie lubi niepotrzebnie przepłacać. Trzeba jednak uważać na wszelkie świetne na pierwszy rzut oka oferty, bo często później się okazuje, że jakość usług odpowiada niestety temu co się płaci.
Księgowość po angielsku
Jeśli firma potrzebuje dodatkowo prowadzenia księgowości w języku angielskim, to poza powyższymi aspektami należy zwrócić uwagę na to, jak wyglądają kompetencje jej kadry w tym zakresie. Trzeba przy tym pamiętać, że nie wystarczy tu tylko dobra znajomość angielskiego ma ogólnym poziomie. Księgowość zawiera mnóstwo specjalistycznych pojęć, które księgowa po angielsku musi znać, ale też umieć nimi operować. Taka weryfikacja jest bardzo ważna, gdyż pozwoli później uniknąć wielu nieporozumień i pomyłek. Dobrze jest także sprawdzić, z jakich narzędzi informatycznych korzysta biuro.
Specjalistyczne programy księgowe pozwalają prowadzić wszystkie operacje w dwóch językach, co znacznie ułatwia pracę. Definicje planu kont, raporty czy opisy transakcji to tylko niektóre elementy, które będą potrzebne kadrze managerskiej czy zarządzającej, wyciągnięcie ich bezpośrednio z systemu jest ogromnym ułatwieniem dla wszystkich. Dobre biura rachunkowe mają specjalne procedury dla klientów obsługiwanych w innych językach, a często też przeznaczają dla nich bezpośrednich opiekunów.
